Để giảm thiểu rủi ro gặp phải một chủ nhà không đáng tin cậy, khách thuê có thể thực hiện quy trình thuê theo nhiều bước như: lựa chọn một chủ nhà có uy tín, có bằng chứng cho thấy kinh doanh thuận lợi, khảo sát tài chính của chủ nhà và đưa ra thỏa thuận thuê với điều kiện khách thuê có thể chấm dứt hợp đồng khi chủ nhà không thể thực hiện được trách nhiệm bên cho thuê.
Những điều cần lưu ý khi tìm thuê văn phòng
1. Vị trí: Bạn có thể chọn vị trí trung tâm hoặc gần trung tâm, vị trí văn phòng cũng nên lựa chọn nơi thuận lợi cho giao thông. Quan trọng là phòng nên ở vị trí sạch sẽ, có đầy đủ ánh sáng và cây xanh xung quanh, đảm bảo đường xá thông thoáng, không khí lưu thông tốt nhằm đem lại may mắn trong công việc.
2. Giá thuê: Giá thuê còn tùy thuộc vào vị trí, diện tích và trang thiết bị trong nhà. Thường thì giá thuê nhà của công ty sẽ chịu mức thuế 10%. Khi thuê cần phải làm rõ giá cả ngay từ đầu, đặc biệt, giá đó đã gồm thuế hay chưa? Nếu rồi thì thuế này phải được ghi một cách rõ ràng cụ thể trong hợp đồng để tránh những hiểu lầm về sau. Cần làm rõ thêm về giá điện nước cũng như các khoàn chi phí khác mà bạn phải trả trước khi quyết định thuê.
3. Diện tích văn phòng: Trước khi thuê văn phòng, bạn cần tính toán để văn phòng không quá nhỏ hoặc quá rộng so với mức cần thiết. Ngoài ra, bạn nên bàn với chủ đầu tư về phần diện tích sử dụng chung như hành lang, lối đi, nhà vệ sinh, v.v… và các khoản chi phí liên quan để tránh nảy sinh mâu thuẫn về sau.
Đối với trường hợp công ty dự tính sau này sẽ mở rộng văn phòng thì cần bàn trước với chủ đầu tư để giảm thiểu chi phí phát sinh và tránh việc hết diện tích để mở rộng vì phần còn lại đã được cho thuê.
4. Chủ đầu tư: Tìm hiểu thông tin về đối tác, nếu chủ đầu tư không phải là đối tác uy tín, đã từng có tiền sự quỵt tiền hoặc gây rắc rối cho phía thuê nhà thì bạn không nên đầu tư vào đó.
Một số yếu tố cân nhắc để tránh rủi ro :
+ Chủ đầu tư có thể bán diện tích thuê cho người khác hay không?
+ Chủ đầu tư có khả năng chấm dứt hợp đồng thuê trước thời hạn hay không?
+ Chủ đầu tư có khả năng thực hiện đầy đủ, kịp thời nhưng cam kết trong hợp đồng hay không ?
+ Đối với những điều phát sinh không có trong hợp đồng thì xu hướng chủ đầu tư sẽ giải quyết theo chiều hướng nào? tích cực? tiêu cực? hay 50/50.
5. Thanh toán: Thường thì tiền thuê sẽ thanh toán 3 tháng một lần. Tuy nhiên, cũng có những trường hợp ngoại lệ, chủ đầu tư muốn thu nhiều tiền một lúc nên sẽ quyết định 6 tháng thanh toán một lần. Vấn đề này bạn có thể thỏa thuận với chủ đầu tư xem cách nào là hợp lý với công ty bạn.
6. Thời hạn hợp đồng: Thông thường, hợp đồng thuê văn phòng có thời hạn ít nhất là 2 năm. Tuy vậy, việc này thường do đàm phán. Nếu muốn ổn định thì nên ký 5 năm sau đó ưu tiên gia hạn. Hiện tại, có một số ngân hàng sau khi lựa chọn được vị trí đắc địa sẽ ký 10 đến 20 năm do chi phí đầu tư ban đầu cho nội thất rất lớn.
7. Bảo hiểm tòa nhà: Các toà nhà cho thuê phải được mua bảo hiểm, phí do chủ tòa nhà chịu. Bên thuê vẫn có thể mua bảo hiểm cho văn phòng trong truờng hợp đặc biệt.
8. Dịch vụ và thiết kế văn phòng được thuê
- Thiết kế tòa tiền sảnh: có thuận tiện không, có bị ùn tắc thường xuyên không, có sảnh để ô tô, taxi đỗ trả khách không? Vì khi khách bước đến tòa tiền sảnh cũng có ảnh hưởng tâm lý từ ngoài vào, nên nếu tòa tiền sảnh thoáng mát, thuận tiện khách hàng sẽ có một tâm trạng thoải mái khi bước vào công ty bạn. Vậy nên, khi thuê văn phòng hạng trung, bạn nên đặt ra vấn đề trên với chủ đầu tư để đảm bảo quyền lợi của công ty và khách hàng.
- Chỗ để xe: Rất nhiều tòa nhà hạng trung thiếu chỗ để xa nên khiến khách hàng không ít khó chịu. Vì vậy, khi thuê bạn nên lưu ý chọn những tòa nhà có chỗ để xe thuận tiện cho nhân viên và khách hàng.
- Hệ thống điều hòa và hệ thống thang máy: Đối với những chỗ thuê văn phòng giá rẻ, hệ thống điều hòa nên đưa vào không khí trong lành và thoáng mát. Hệ thống thang máy thì nên có thang máy riêng biệt cho khu vực văn phòng để tránh những trường hợp rắc rối nảy sinh khi dùng chung với khu vực dân cư.
- Hệ thống điện: Tòa nhà văn phòng cần có một hệ thống cung cấp điện ổn định do một số đặc tính kĩ thuật của hệ thống cung cấp và nếu tình trạng mất điện xảy ra, có thể gây ra chi phí thất thoát lớn.
- Hệ thống cửa sổ: Một văn phòng thì không nên quá kín gió sẽ dễ gây ngộp và không tỉnh táo. Đồng thời, hệ thống cửa cũng phải đảm bảo không để nước mưa tràn qua hoặc gió lùa mạnh vào.
- Nhà vệ sinh: Nhà vệ sinh dù thế nào cũng cần phải đảm bảo vệ sinh. Khi thuê nhà văn phòng, bạn nên xem xét hệ thống nước xả cũng như các vật chất khác trong nhà vệ sinh có đảm bảo tiêu chuẩn vệ sinh không. Vì điều này sẽ có ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe cũng như tâm lý của nhân viên, khách hàng khi sử dụng.
Một số lời khuyên:
- Trung bình 5m2 cho 1 người làm việc là diện tích tối thiểu, lý tuởng nhất là từ 8-18m2/người
- Nên sử dụng công ty tư vấn để tìm thuê văn phòng. Nên chọn công ty có uy tín và thương hiệu
- Đối với khu vực gần đường đông đúc thì kính của tòa nhà nên là kính cách âm 02 lớp để đảm bảo yên tĩnh khi làm việc.
- Nên biết rõ điều hòa trong diện tích thuê là điều hòa gì. Một số văn phòng do có điều hòa không tốt nên gây tiếng ồn, chảy nước ảnh hưởng đến việc kinh doanh
- Đối với việc làm nội thất lớn thì chi phí điện nước và phát sinh khác cần được làm rõ trước. Thông thường một số chủ tòa nhà vẫn tính phí trên m2 hoặc tính phí điện nước anh ninh trong thời gian này.
- Không nên làm hợp đồng quá sơ sài. Nguyên tắc là ký hợp đồng chặt chẽ nhưng cần công bằng cho cả hai phía để đảm bảo ổn định sau này.
